Sie können diese Anleitung mittels Strg+F durch­suchen (F3 = weiter­suchen) und mittels Strg+P aus­drucken oder als PDF speichern.

Hinweise für IT-Admins, z.B. bezüglich der Instal­lation im Netz­werk und Nutzung eines ge­mein­samen Daten­ordners, finden Sie in einem geson­der­ten PDF: Setup-Hinweise.pdf.

Nach dem Login erscheint eine Reihe von Kartei­reitern, z.B. für Gebäude, Türen, Schlüssel und Mitar­bei­ter. Auf diesen Kartei­karten werden die Stamm­daten einge­geben und aufge­listet.

Die Eingabe der Stammdaten erfolgt auf ihrer jeweiligen Kartei­karte. Möchten Sie z.B. einen Schlüssel er­fas­sen, klicken Sie auf den Schlüssel-Reiter.
Suchen, filtern, Listen
Der Aufbau dieser Karteikarten ist ähnlich. Jeweils auf der linken Seite wird eine Auflistung der vor­han­de­nen Einträge ange­zeigt, z.B. eine Liste aller Schlüssel. Oberhalb der Liste gibt es ein Suchfeld, um in der Liste nach Namen suchen zu kön­nen. Zudem gibt es Filter­möglich­keiten für die Liste, z.B. nach Schließ­anlage oder Gebäude.

Eingabemaske: Auf der rechten Seite einer Kartei­karte findet man die Eigen­schaf­ten eines ausge­wähl­ten Eintrags, z.B. immer ein Eingabe­feld für die Bezeich­nung, sowie wei­tere Eingabe­felder für andere Details.

Die Steuerung der Eingabemaske erfolgt mit­tels der darüber­liegen­den Buttons. Dort gibt es eine Schalt­fläche „Neu“, um einen neuen Eintrag anzu­legen, „Ändern“ um einen ausge­wähl­ten Eintrag zu ändern, „Löschen“ usw. Diese grund­legen­den Buttons sind für alle Eingabe­masken gleich.

Um einen neuen Eintrag anzulegen, klicken Sie auf den Neu-Button. Die Eingabe­felder werden dann gelb einge­färbt, was den Bearbei­tungs-Modus signali­siert.

Sie brauchen lediglich einen Namen zu verge­ben, um den Eintrag speichern zu kön­nen, d.h. es genügt im ober­sten Eingabe­feld eine Bezeich­nung einzu­geben.
Die anderen Felder können leer blei­ben, aber es gibt Empfehlun­gen: Bei der Eingabe einer Tür soll­ten Sie ein Gebäude auswäh­len, bei der Eingabe eines Schlüssels soll­ten Sie eine Schließ­anlage aus­wäh­len. Siehe unten: Die Kartei­karten im Einzel­nen.

Zum Speichern des Eintrags klicken Sie oben auf den Speichern-Button, ansons­ten auf Abbruch. Alle Eingabe­felder wer­den dann weiß und kön­nen erst wieder bear­bei­tet wer­den, wenn man auf den Ändern-Button klickt.

Sie erkennen die Funktionsweise des Programms am besten, indem Sie spiele­risch ein paar Test­eingaben machen und ein biss­chen im Pro­gramm herum­klicken. Damit Ihre Test­eingaben nicht dauer­haft im echten Journal landen, soll­ten Sie vorab in den Sand­kasten-Modus wechseln.

Klicken Sie dazu im Haupt­menü auf: Datei > Sand­kasten.

Zum Be­enden des Sand­kasten-Modus klicken Sie im Haupt­menü auf: Datei > Logout, oder nochmal auf: Datei > Sand­kasten.

Von links nach rechts: Wenn Sie das Programm von Hand befül­len, gehen Sie am besten von links nach rechts vor, d.h. wäh­len Sie zuerst die „Gebäude“-Kartei­karte und geben Sie dort Ihre Gebäude ein. Erfassen Sie dann auf der nächs­ten Kartei­karte die Türen, dann die Schlüssel, dann die Personen und abschlie­ßend die Schlüssel­übergaben an Personen.

Schließanlagen: Falls Sie mehrere Schließ­anlage haben, können Sie vorab die Bezeich­nungen der Schließ­anlagen er­fas­sen. Dies finden Sie im Haupt­menü: Bearbei­ten > Schließ­anlagen.

Login/Benutzer: Wenn Sie das Programm mit einem Passwort ver­sehen möchten, klicken Sie im Haupt­menü: Bearbeiten > Benutzer. Es er­scheint dann die Benutzer-Kartei­karte, auf der Sie Benutzer und (initiale) Pass­wörter an­legen kön­nen. Jeder Benutzer kann sein eige­nes Pass­wort später ändern.

Die Gebäude werden hauptsächlich nur nament­lich er­fasst, d.h. es genügt, wenn Sie für jedes Gebäude einen belie­bigen Namen ein­geben.

Die Erfassung von Gebäuden dient dazu, später bei der Eingabe von Türen aus­wählen zu kön­nen, in welchem Gebäude sich die jewei­lige Tür be­findet.

Den Gebäude-Begriff können Sie auslegen wie Sie möch­ten. Es könnte sich auch um einen Firmen­standort handeln oder nur um ein Bau­teil eines weit­läufi­gen Gebäudes. Letzteres kön­nen Sie kenn­zeich­nen, in­dem Sie im Feld „ist Teil von“ einen über­geord­neten Eintrag aus­wählen.

Das Feld „Schließanlage“ brauchen Sie nicht auszu­fül­len. Wenn Sie hier eine Schließ­anlage aus­wäh­len, dient das nur zu Ihrer Infor­mation und hat keine weitere Aus­wir­kung auf das Programm.

Türen können erfasst werden, damit man Schlüssel zu Türen zuord­nen kann (Zutritts­berechti­gungen). Wenn man ledig­lich Schlüs­sel ver­wal­ten möchte, könnte man auf Türen ganz ver­zich­ten.

Zur Erfassung einer Tür müssen Sie eine Bezeich­nung ein­geben. Falls Sie Türn­ummern oder Raum­nummern haben, empfeh­len wir im Programm eine Benen­nung wie z.B. „101 Abstellraum“ im ersten Feld. Dadurch wer­den alle Nummern sor­tiert unter­einan­der aufge­lis­tet und die sprechende Bezeich­nung steht da­hinter.

Im „Gebäude“-Feld wählen Sie einen Eintrag, den Sie zuvor auf der „Gebäude“-Kartei­karte ein­ge­tra­gen haben.

Das Stockwerk (Etage) brauchen Sie nur einzu­tragen, wenn die Infor­mation für Sie interes­sant ist oder wenn Sie einen Grundriss-Plan für diese Etage hinter­legen möch­ten.

Grundriss: Sie können einen Grundriss pro Gebäude und Stockwerk hinter­legen. Dazu ist es nötig, dass Sie für die Tür ein Gebäude ausge­wählt haben und im Stock­werk-Feld etwas einge­geben haben.

Schließzylinder: Wenn Sie Zylinder erfassen möchten, können Sie das sofort hier auf der Türen-Kartei­karte tun oder geson­dert auf der Zylinder-Kartei­karte. Jene kön­nen Sie über das Haupt­menü „Ansicht“ auf­rufen.
Das Feld „Schließanlage“ müssen Sie in diesem Fall aus­füllen, denn ein Zylinder gehört immer einer bestimm­ten Schließ­anlage an. Das Feld „Zyl-Pos.“ bitte ignorie­ren. Im Feld „Zylinder“ soll­ten Sie die Zylinder­nummer (ggf. Schließungs­nummer) und seine Länge ein­geben, z.B. „120 30/35“. Die Felder „Schließung“ und „Länge“ sind ledig­lich eine geson­derte Wieder­holung (falls von der Be­zeich­nung ab­wei­chend) und kön­nen leer bleiben.

Wenn Sie keine Schließzylinder erfassen möchten, müssen die Schlüssel direkt einer Tür als schließend zuge­ord­net wer­den. Hingegen werden mit Schließ­zylindern die Schlüsseln den Zylin­dern als schließend zuge­ord­net (so wie es in der Reali­tät mecha­nisch ab­läuft).
Ob ein Schlüssel zu einer Tür passt, er­mit­telt das Programm auto­ma­tisch über die Infor­ma­tion, in welche Türen welche Zylinder mon­tiert wurden. Die Schließ­funktio­nen werden auf der Schlüssel-Kartei­karte er­fasst, siehe Schlüssel mit Türen oder Zylin­dern ver­knüpfen.

In das Feld „Bezeichnung“ wird meistens die Schlüssel­nummer einge­tragen, selten eine sprechende Bezeich­nung. Wir empfeh­len hier nicht die Namen von Personen (Schlüssel­empfängern) oder Türen einzu­tragen, denn das kann sich im Laufe der Zeit ändern, wohin­gegen die Schlüssel­nummer immer gleich bleibt.

Das Feld „Bereich“ ist lediglich als Zusatz­infor­mation für Sie ge­dacht, z.B. wenn Sie sich bei einem Gruppen­schlüssel notie­ren möch­ten, in wel­chem Bereich (Abtei­lung/Gebäude­teil) er einge­setzt wird.

Wichtig ist das Feld „Schließanlage“, denn die meisten betrieb­lichen Schlüssel ge­hören zu einer Schließ­anlage. Für andere Schlüssel, z.B. Möbel­schlüssel, können Sie eine Pseudo-Schließ­anlage an­legen, z.B. „Sonstige“ oder „Spinde“ o.ä., um eine Kategori­sie­rung und Filter­möglich­keit zu haben. Siehe im Haupt­menü: Bear­beiten > Schließ­anlagen.

Das Feld „Schließung“ entspricht meistens der Schlüssel­bezeich­nung und kann frei bleiben.
Im Feld „Typ“ kann man die Hierarchie des Schlüssels aus­wäh­len. Dies wirkt sich nur auf die Sor­tie­rung der Schlüssel­liste aus: "ES" (Einzel­schlüssel) stehen am Ende der Liste, alle ande­ren Schlüssel­typen sind Gruppen­schlüssel und wer­den als wich­tige Schlüs­sel an den Anfang der Liste sor­tiert.

In der Anzahl-Zeile können Sie die Gesamt­menge des betref­fenden Schlüssels ein­geben, die Sie durch Liefe­run­gen und Nach­bestel­lun­gen insge­samt erhal­ten haben. Von dieser Gesamt­menge zieht das Programm defekte und ausge­ge­bene Schlüssel­exemplare ab und errech­net so die verfüg­bare An­zahl, die noch an weitere Perso­nen ausge­geben wer­den kann. Die ver­füg­bare An­zahl wird aktua­li­siert, sobald Sie auf Speichern klicken.

Mit „Schlüsselschrank“ ist ein Tresor/Depot ge­meint, wo Schlüssel aufbe­wahrt wer­den. Wenn Sie mehrere Schlüssel­schränke haben, kön­nen Sie einen aus­wählen und die Haken-Nr. ein­geben, an dem der Schlüs­sel hängt. Zum An­legen von Schränken gehen Sie über das Haupt­menü „Ansicht“ auf die Schrank-Kartei­karte.

Wenn Sie keine Schließzylinder erfasst haben, werden die Schlüssel direkt mit Türen ver­knüpft. Ansonsten soll­ten Verknüp­fungen zu Zylin­dern er­fol­gen. Das Programm er­mit­telt dann die indi­rekte Verbin­dung von Schlüs­seln und Türen selb­stän­dig. Eine paral­lele Ver­knüp­fung eines Schlüs­sels mit Zylin­dern UND Türen bringt keine Vor­teile, eher Nach­teile.

Auf der Schlüssel-Karteikarte sehen Sie unten links kleine Kartei­reiter: Türen, Schließ­gruppen, Zylinder. Um den ausge­wähl­ten Schlüssel mit einem oder mehre­ren Schließ­zylindern zu ver­knüpfen, klicken Sie oben den „Ändern“-Button und wäh­len Sie unten den kleinen Zylinder-Reiter. Dort klicken Sie auf den Button „mit Zylindern ver­knüpfen“. Es wer­den dann alle Zylinder ange­zeigt, die zur selben Schließ­anlage ge­hören wie der aktuelle Schlüssel. Setzen Sie Häkchen bei Zylindern, die von dem Schlüssel ge­schlos­sen wer­den kön­nen. Abschließend klicken Sie oben auf den Speichern-Button. Wenn Sie nach dem Spei­chern unten auf den kleinen Türen-Reiter wechseln, sehen Sie, in welchen Türen die ver­knüpf­ten Zylinder derzeit montiert sind.

Für Verknüpfungen mit Türen gilt das gleiche Prinzip: Oben auf den „Ändern“-Button klicken und unten auf den Button „mit Türen ver­knüpfen“ klicken. Nach dem Anhaken der pas­sen­den Türen, oben auf Speichern klicken.

Die Verknüpfung über Schließgruppen erfolgt beim Ein­lesen eines Schließ­plans und i.d.R. nicht manuell, und wird des­halb hier nicht be­schrieben.

Auf dieser Karteikarte werden alle Personen verwal­tet, die einen Schlüssel erhal­ten. In Unter­nehmen sind dies meistens die eigenen Mitar­beiter. Bei Haus­verwal­tungen handelt es sich hingegen meis­tens um Mieter, die Schlüssel bekom­men. Die Be­zeich­nung der Kartei­karte kön­nen Sie des­halb in den Ein­stel­lungen an­pas­sen.

Im Feld „Name“ empfehlen wir die Eingabe im Stil von „Nachname, Vorname“, damit die Personen­liste alpha­betisch nach Nach­namen sortiert wird. Der Name darf im Pro­gramm nur einmal vor­kom­men, damit der Name ein­deu­tig ist. Im Falle eines doppel­ten Vor­kommens muss dem Namen ein Unter­scheidungs­zusatz ange­fügt wer­den.

In das Feld „Abteilung“ können Sie eine neue Abteilung ein­tippen oder eine be­reits zuvor ver­wen­dete Eingabe aus­wählen. Links ober­halb der Personen­liste gibt es einen Abtei­lungs-Filter, damit Sie sich ge­zielt die Mitar­beiter einer Abtei­lung an­sehen können.

In das Feld „Nr.“ wird i.d.R. eine Personal­nummer einge­tragen. Es kann aber auch eine andere Nummer oder Bezeich­nung sein.

Das Feld „Firma“ ist für externe Mitarbeiter von Fremd­firmen ge­dacht. Oberhalb der Personen­liste gibt es einen Firmen-Filter.

Mit den Feldern „Gebäude“ und „Zimmer“ können Sie den Arbeits­platz lokali­sieren (rein infor­mativ). Die Felder haben keinen Einfluss auf das Pro­gramm, d.h. diese Angaben wir­ken sich nicht auf über­gebene Schlüs­sel oder Zutritts­berechti­gungen aus.
Die Felder „Anschrift“ und „Telefon“ und „E-Mail“ sind eben­falls rein infor­mativ und wer­den vom Pro­gramm nicht ausge­wertet.

Bei den Feldern „Austritt“ und „Kontrolle“ handelt es sich um Datums­felder. Das Austritts-Feld wird vom Key-Organizer ausge­wertet, näm­lich auf der Fristen-Kartei­karte: Dort werden auch Schlüssel von Personen aufge­führt, die das Unter­nehmen ver­las­sen haben. Hierbei ist es nicht erfor­der­lich, dass bei der Schlüssel­ausgabe eine Rückgabe­frist einge­geben wurde.

Außerdem können Sie den Personen-Eintrag mit einer Datei ver­knüpfen und ein Mitar­beiter-Portrait ein­fügen (Klick auf das Profil­bild-Symbol).

Im unteren Fensterbereich bei „besitzt folgende Schlüssel“ sind alle Schlüs­sel aufge­führt, welche die Person aktuell be­sitzt. Wenn Sie mit rechter Maus­taste auf diese Liste klicken, er­scheint ein Popup-Menü, z.B. zum Konfi­gurie­ren der Ansicht oder um Belege auf­zu­rufen.
Frühere Schlüssel, welche die Person zuvor in Besitz hatte, kön­nen Sie mit­tels des Buttons „Protokoll“ (neuer­dings „Journal“) ab­rufen.

Die bisherige „Protokoll“-Karteikarte wurde in „Journal“ um­be­nannt, um Ver­wechs­lun­gen mit dem gängi­gen Be­griff „Übergabe­protokoll“ (ein einzel­ner Beleg) zu ver­meiden.

Das Journal ist eine chrono­logi­sche Auf­lis­tung, in der alle Schlüssel­übergaben und Mengen­änderun­gen fort­laufend auf­ge­zeich­net wer­den, z.B. für Revi­sionen.

Am einfachsten können Sie das Journal auf­rufen, indem Sie auf der Schlüssel- oder Mitar­beiter-Kartei­karte einen Eintrag auswäh­len und ober­halb der Eingabe­maske den „Journal“-Button an­klicken. Das Pro­gramm springt dann zur Journal-Kartei­karte und zeigt die Historie zu dem gewähl­ten Eintrag.

Um unteren Fensterrand finden Sie Buttons zum Expor­tie­ren als Excel-Tabelle oder zum Speichern als PDF-Datei.

Auf der Fristen-Karteikarte werden ausge­gebene Schlüssel ange­listet, die zur Rück­gabe fällig sind. Die Grundlage dafür ist, dass beim Ausgeben des Schlüssels ein Datum ins „Frist“-Feld einge­tra­gen wurde.
Alternativ kann ein ausge­füll­tes „Austritt“-Feld bei einer Person eben­falls zu einer Fällig­keit füh­ren, auch dann, wenn bei der Schlüssel­ausgabe keine Rückgabe­frist einge­tra­gen wurde.

Benutzer sind diejenigen Personen, die berech­tigt sind, das Pro­gramm zu verwen­den. Solange im Pro­gramm noch keine Benutzer­konten ange­legt wurden, gelangt man ohne Pass­wort ins Pro­gramm.

Die Benutzer-Karteikarte lässt sich über das Haupt­menü auf­rufen: Bearbeiten > Benutzer. Sie dürfen hier nur Eingaben oder Änderun­gen vor­nehmen, wenn Sie eine Berechti­gung dazu haben. Allerdings darf jeder einge­loggte Benutzer sein eige­nes Pass­wort ändern. Somit ist es mög­lich, dass ein Admin zunächst ein initia­les Pass­wort vor­gibt.

Ein neu angelegter Benutzer hat zunächst alle Berech­ti­gungen. Nach der Neu­anlage sollten Sie die Rechte des Benutzer­kontos konfi­gurie­ren, über den Button „Berechti­gungen“.

Die Anforderungen an sichere Passwörter, z.B. Mindest­länge und Sonder­zeichen, können in den Einstel­lungen festge­legt werden.
Wenn ein Benutzer sein Passwort ver­ges­sen hat, kann ein ande­rer Benutzer, der das Recht hat, Benutzer­rechte ändern zu kön­nen, ein neues Pass­wort fest­legen.
Falls gar kein Passwort mehr bekannt ist, wenden Sie sich per E-Mail an den Software­herstel­ler Aidex, um einen speziel­len Login-Code erzeu­gen zu las­sen.

Ist man ein Benutzer und gleichzeitig auch Schlüssel­empfänger, muss man sich zwei­mal im Pro­gramm an­legen: als Benutzer und als Mitar­bei­ter.

Dieser Absatz behandelt die Übergabe eines einzel­nen Schlüssels. Wenn Sie mehrere verschie­dene Schlüssel an eine Person heraus­geben möch­ten, siehe den nächs­ten Absatz: Übergabe per Warenkorb.

Wählen Sie auf der Schlüssel-Karteikarte den Schlüssel aus, der ausge­geben werden soll. Wählen Sie auf der Mitar­beiter-Kartei­karte den Empfänger des Schlüssel aus. Die Reihen­folge spielt keine Rolle, Sie kön­nen auch erst den Emp­fänger und dann den Schlüssel auswäh­len.

Auf der Schlüssel- und der Mitarbeiter-Kartei­karte finden Sie oben rechts einen Button „Ausgeben“, der Sie auf die Übergabe-Kartei­karte führt. Dort sind nun die Felder „Schlüssel“ und „neuer Besitzer“ vor­ausge­füllt.

In das Feld „Kennung“ können Sie eine laufende Nummer ein­tragen, z.B. wenn Sie mehrere Exemplare (Kopien) des Schlüssels haben, welche durch­numme­riert sind. Dies könnte auch z.B. die Serien­nummer eines Transpon­ders oder einer Chip­karte sein.

Das Feld „Datum“ meint das Übergabedatum und muss ausge­füllt werden. Dieses Datum kann nach­träg­lich nicht geän­dert werden!
Das Feld „Frist“ kann bei Bedarf ausge­füllt werden, falls der Schlüssel bis zu einem bestimm­ten Tag zurück­gege­ben sein muss. Auf der Fristen-Kartei­karte können Sie dann auf­listen las­sen, welche Schlüs­sel fällig sind oder fäl­lig wer­den. Die Frist kann nach­träg­lich geän­dert wer­den, in der Liste der ausge­ge­benen Schlüssel, mit Rechts­klick: „Details bearbei­ten“.

Im Feld „Bemerkung“ können Sie z.B. den Grund der Übergabe vermer­ken.
Im Feld „Anzahl“ können Sie eine andere Menge ein­tragen, falls Sie mehrere Exemplare ohne Kennung aus­geben.

Sie können auswählen, ob Sie eine „Quittung“ drucken möch­ten, womit ein Beleg für einen einzelnen Schlüssel ge­meint ist, oder ob Sie eine „Übersicht“ drucken möch­ten, auf der alle Schlüssel aufge­listet wer­den, die der Empfänger aktuell be­sitzt. Die Über­sicht hat den Vor­teil, dass sie mit einer Unter­schrift alle vorheri­gen Belege er­set­zen kann.

Nachdem Sie den Ausführen-Button angeklickt haben, erscheint der Schlüssel beim Empfänger auf der Mitar­beiter-Kartei­karte. Und auf der Schlüssel-Kartei­karte er­scheint der Empfänger in der Besitzer-Liste.

Die derzeit ausgegebenen Schlüssel werden sowohl auf der Mitarbeiter-Kartei­karte als auch auf der Schlüssel-Kartei­karte ange­zeigt: bei den Mitar­beitern unter „besitzt folgende Schlüssel“ und bei den Schlüsseln in der Besitzer-Liste.
Wenn Sie einen ausgegebenen Schlüssel aus­wählen, wird unten der „Rücknahme“-Button aktiv, der Sie auf die Übergabe-Kartei­karte weiter­lei­tet. Dort kön­nen Sie ein Rück­nahme-Datum und eine Bemer­kung ein­geben.

Bei Auswahl der Option „Quittung“ wird ein Rückgabe­beleg nur für diesen einzel­nen Schlüssel er­zeugt. Mit der Option „Übersicht“ wird statt­dessen eine Liste der verblie­benen Schlüssel aus­ge­geben, was für diesen Fall jedoch nicht optimal ist, weil die Rück­nahme da­raus nicht expli­zit hervor­geht.

"M" wie Merken: Mittels der Tasten­kombi­nation Strg+M kön­nen Sie den aktuell ausge­wählten Schlüssel einer Merk­liste hinzu­fügen. Seit Version 2023 wird die Merk­liste auch als Waren­korb bezeich­net, weil die ge­merkten Schlüssel an eine Person ausge­geben wer­den kön­nen und auch von ihr zurück­ge­nom­men wer­den kön­nen.
Der bishe­rige Weg der Einzel­übergabe über die Übergabe-Kartei­karte be­steht weiter­hin parallel.

Mehrere Schlüssel ausgeben: Fügen Sie zu­nächst die Schlüssel, die ausge­geben wer­den sol­len, einzeln dem Waren­korb hinzu (jeweils aus­wäh­len und Strg+M drü­cken).

Sie können im Waren­korb einzelne Tabellen­zellen durch Doppel­klick be­arbei­ten, z.B. um die je­wei­lige Menge zu ändern oder um eine Kennung hinzu­zufügen (je Zeile).

Klicken Sie dann im Waren­korb-Fenster auf „an eine Person aus­ge­ben“. Dann kön­nen Sie den Schlüssel­empfänger aus­wäh­len und ein Übergabe­datum ein­geben.

Mehrere Schlüssel zurücknehmen: Wählen Sie auf der Mit­arbeiter-Kartei­karte eine Person aus. Wenn Sie alle Schlüssel zurück­nehmen möchten, wählen Sie mit Rechts­klick in dessen Schlüssel­liste: „Alle Schlüssel dem Waren­korb hinzu­fügen (Rückgabe)“.

Wenn Sie stattdessen gezielt einen oder mehrere Einträge aus­wäh­len möch­ten, kli­cken Sie auf einen ausge­gebe­nen Schlüssel und drücken Strg+M.

Im Warenkorb können Sie bei Bedarf die Mengen ändern (Doppel­klick in Tabellen­zelle). Klicken Sie abschlie­ßend im Waren­korb auf den „Rück­nahme“-Button. Dann kön­nen Sie das Rück­gabe­datum ein­geben.

Für die Mehrfach-Rücknahme gibt es (seit 2023) eine Druck­vorlage „Rückgabe­übersicht“, siehe im Haupt­menü: Bearbei­ten > Druck­vorla­gen be­arbei­ten.

Eine echte Weitergabe-Funktion von Person zu Per­son hat das Pro­gramm nicht, aber seit Ver­sion 2024-02 ist es mög­lich, die von einer Per­son zurück­genom­me­nen Schlüs­sel in einem zweiten Schritt wieder an eine andere Per­son aus­zu­geben.

Da es eine Rücknahme und erneute Aus­gabe ist, ist in der Proto­kol­lie­rung nicht er­kenn­bar, dass es sich um eine Weiter­gabe han­delte. Wenn dies ver­merkt wer­den soll, müss­ten Sie es bei der Rück­nahme und bei der Aus­gabe in die Bemer­kungs­felder ein­tragen.

Einen verlorenen Schlüssel können Sie austragen, solange dieser Schlüs­sel im Pro­gramm noch an eine Person ausge­geben ist. Die Idee dahinter ist, dass ein Schlüs­sel i.d.R. außer­halb des Schlüssel­schranks verlo­ren geht, also nach­dem er an eine Person ausge­geben wurde.

Wählen Sie einen ausgegebenen Schlüssel auf der Schlüssel- oder Mitarbeiter-Kartei­karte aus. Klicken Sie dann unter­halb auf den „Verlust“-Button, der Sie auf die Übergabe-Kartei­karte führt, wo Sie ein Verlust­datum und eine Bemer­kung ein­geben kön­nen.

Dadurch wird der Schlüssel bei der Person ausge­tragen, aber auf der Schlüssel-Kartei­karte bleibt er als „verloren“ in der Besitzer-Liste stehen, da­mit man sehen kann, wo­durch die ursprüng­liche Gesamt­menge redu­ziert wurde.

Falls ein verlorener Schlüssel wieder­gefun­den wurde, kann man mit Rechts­klick auf die „verloren“-Zeile im Popup-Menü „Wieder­gefun­den“ klicken.

Eine Liste aller verlorenen Schlüssel findet man über das Haupt­menü: Extra­fenster > Bestands­liste. Dort an­klicken: Zeige "verlo­rene Schlüs­sel".
Eine Alternative ist im Haupt­menü: Extra­fenster > Schlüssel und Besit­zer. Dort steht in der Spalte "Aktion" ent­weder defekt oder ver­loren. Die Liste lässt sich expor­tie­ren, siehe Buttons unten.

Einen defekten Schlüssel können Sie aus­tragen, während er nicht an eine Person ausge­geben ist. Die Idee dahinter ist, dass ein defekter Schlüssel wahr­schein­lich zurück­gebracht wird und dann zunächst im Pro­gramm regulär zurück­genom­men wird - bevor die Defekt-Buchung als zusätz­licher Schritt er­folgt.

Wählen Sie auf der Schlüssel-Karteikarte einen Schlüssel aus. Gehen Sie dann auf die Übergabe-Kartei­karte. Klicken Sie dort den „Defekt“-Button an. Sie können eine Ken­nung, ein Datum und eine Bemer­kung ein­geben.

Der defekte Schlüssel bleibt auf der Schlüssel-Kartei­karte als „defekt“ in der Besitzer-Liste stehen, da­mit man sehen kann, wes­halb die ursprüng­liche Gesamt­menge redu­ziert wurde.

Falls ein Schlüssel irr­tüm­lich aus­ge­mustert wurde, kann man mit Rechts­klick auf die „defekt“-Zeile im Popup-Menü „Defekt wider­rufen“ klicken.

Durch die vorherige Rücknahme des Schlüs­sels muss wahr­schein­lich ein Ersatz­schlüssel ausge­geben wer­den. Dies bitte als neue Schlüssel­ausgabe durch­füh­ren.

Eine Liste aller defekten Schlüssel findet man über das Haupt­menü: Extra­fenster > Bestands­liste. Dort an­klicken: Zeige "defekte Schlüs­sel".
Eine Alternative ist im Haupt­menü: Extra­fenster > Schlüssel und Besit­zer. Dort steht in der Spalte "Aktion" ent­weder defekt oder ver­loren. Die Liste lässt sich expor­tie­ren, siehe Buttons unten.

Mit dem Suchfeld über den Listen kann man nur nach Text suchen, der in der Liste ent­halten ist. Will man nach weite­ren Feld­inhalten suchen, kann man dies mit der Erwei­ter­ten Suche machen, die man per Strg+F auf­ruft, oder über das Haupt­menü: Bearbei­ten > erwei­ter­te Suche.

Es ist im Programm möglich, Schlüsselbunde zusam­men­zustel­len, die man dann je­weils an einem Stück an eine Person aus­geben kann. Ein Nachteil ist der­zeit noch, dass auf einem Übergabe­protokoll nur das Bund nament­lich ge­nannt wird, aber nicht die enthal­tenen einzel­nen Schlüssel aufge­listet wer­den.

Um ein Bund zusammenzustellen, gehen Sie auf die Schlüssel-Kartei­karte und klicken im Haupt­menü auf: Bearbeiten > Neues Schlüs­sel­bund. Sie müs­sen dann einen Namen für das Bund ein­geben und es spei­chern.

Im nächsten Schritt hängen Sie Schlüssel an das Bund. Dazu fügen Sie einzelne Schlüs­sel mit Strg+M dem Waren­korb hinzu, wie im vorhe­rigen Ab­schnitt be­schrie­ben. Klicken Sie dann im Waren­korb auf den Button "an ein Schlüssel­bund hängen". Dort kön­nen Sie als "neuen Besitzer" das Schlüssel­bund aus­wählen.

Das Schlüsselbund finden Sie auf der Schlüssel-Kartei­karte in der norma­len Schlüssel­liste, wo auch alle einzel­nen Schlüs­sel stehen. Sie kön­nen das Schlüssel­bund aus­wählen und es wie einen einzel­nen Schlüs­sel an eine Person aus­geben.

Einige Kunden, die kein Unterschriften-Pad be­nutzen, haben sich ge­wünscht, einge­scannte Belege im Programm hinter­legen zu kön­nen und mit Personen oder Schlüssel­übergaben zu ver­knüpfen. Diese Funk­tion ist seit 2022 verfüg­bar.

Die Dateien können entweder an ihrem Platz auf der Fest­platte bleiben oder vom Key-Organizer in seinen Daten­ordner über­nom­men (ver­scho­ben) wer­den. Sie soll­ten letzte­res be­vor­zugen, wenn die Datei nicht für andere Ver­wen­dungen an der Stelle bleiben muss.
Falls eine Datei an ihrer ursprüng­lichen Stelle bleibt, müs­sen Sie selbst dafür Sorge tra­gen, dass die Datei dauer­haft exakt dort bleibt und auch nicht umbe­nannt wird. Zudem muss der Pfad auch für andere Benutzer gül­tig sein. Andern­falls findet der Key-Organizer die Datei nicht wieder.

Mit Schlüsselübergaben verknüpfen
Um eine Datei mit einem ausge­gebenen Schlüssel zu ver­knüpfen, gehen Sie auf die Mit­arbeiter-Kartei­karte und wäh­len eine Person aus. Unten links wer­den die ausge­gebe­nen Schlüs­sel aufge­lis­tet. Sie kön­nen mit rechter Maus­taste auf einen Schlüssel­eintrag klicken und im Popup-Menü „Mit Datei ver­knüpfen“ aus­wäh­len. Es er­scheint dann ein Datei­auswahl-Dialog­fenster.

Mit Stammdaten verknüpfen
Sie können eine Datei außerdem mit jedem Stamm­datensatz ver­knüpfen, z.B. mit einer Tür, einem Gebäude, einem Schlüs­sel ohne Personen­bezug oder einer Person ohne Schlüssel­bezug. Wählen Sie dazu zunächst auf einer belie­bigen Kartei­karte einen Eintrag aus und klicken Sie dann oben im Haupt­menü auf Bearbei­ten, dort auf „Mit Datei ver­knüpfen“.

Verknüpfte Dateien anzeigen
In dem Menü, wo Sie die Verknüpfen-Funktion ge­funden haben, gibt es auch einen Menü­punkt „Ver­knüpfte Dateien anzei­gen“. In dem Fenster, das Ihnen die Dateien auf­listet, kön­nen Sie auf einen Datei­namen doppel­klicken, um die Datei auf­zu­rufen. Mit rechter Maus­taste finden Sie weitere Funk­tionen, z.B. zum Löschen des Eintrags.

Datei in den Datenordner übernehmen
Um eine verknüpfte Datei von ihrem ursprüng­lichen Speicher­ort in den Daten­ordner des Programms zu kopieren oder zu ver­schie­ben, wählen Sie in der Datei-Liste (siehe oben) mit rechter Maus­taste die Funk­tion „Datei in den Daten­ordner kopie­ren“ im Popup-Menü.

Wenn Sie eine Schlüsselinventur vor­haben, können Sie zunächst eine Schlüssel­liste aus dem Key-Organizer als Excel-Datei expor­tie­ren. Klicken Sie dazu im Haupt­menü auf: Datei > Expor­tieren > Inventur-Vorlage expor­tieren.

In der Tabelle ist eine leere Spalte ent­halten, in welche der aktu­elle Bestand ein­ge­geben wer­den kann, der je Schlüssel­typ bei der Inven­tur ge­zählte wurde. Diese Anzahl-Spalte braucht nicht kom­plett ausge­füllt zu wer­den, d.h. auch eine teil­weise Inven­tur ist mög­lich.

Nachdem Sie die Excel-Tabelle um die Zählung er­gänzt haben, lässt sie sich wieder in den Key-Organizer ein­lesen. Klicken Sie dazu im Haupt­menü auf: Datei > Impor­tieren > Inventur-Zahlen impor­tieren.

Beim Einlesen werden nur die Tabellen­zeilen be­rück­sich­tigt, in die eine Menge ein­ge­geben wurde. Eine Mengen­änderung ist anschlie­ßend bei jedem Schlüs­sel in seinem Proto­koll ver­zeichnet.

Das Unterschreiben von PDF-Dateien (Übergabe­belege) wird seit der Programm­version 2021 unter­stützt.

Allgemeine Informationen finden Sie auf unse­rer Web­seite zum Unterschrif­ten­pad. Techni­sche Details sind im Doku­ment Setup-Hinweise (PDF) zu finden.

Verwendung: Wenn Sie im Key-Organizer bei der Erstel­lung einer Einzel­quittung oder Ausleih­übersicht die Option „Unterschrif­ten-Pad“ akti­viert haben, startet der Key-Organizer die PDF-Soft­ware des Pad-Herstel­lers. Dies kann einen kurzen Augen­blick dauern.

Signieren Sie dann das PDF. Danach bitte die Pad-Software schließen, damit das unterschrie­bene PDF wirk­lich gespei­chert wurde. Im Key-Organizer klicken Sie abschlie­ßend auf „PDF be­hal­ten“, damit das signierte PDF in die Daten­bank des Pro­gramms über­nom­men wird.

Das übernommene PDF können Sie später bei Bedarf noch­mals abru­fen: mit Rechts­klick auf die Liste der Schlüssel­besitzer, im Popup-Menü „Beleg anzei­gen“.

Für den Druck von Übergabebelegen können Druckvorlagen angelegt werden. Es ist mög­lich, Word-Doku­mente als Druck­vor­lagen zu ver­wenden. Im Gegen­satz zu den standard­mäßigen HTML-Vorlagen, ist es einfa­cher, Word-Dokumente selber nach eigenen Wün­schen anzu­pas­sen.

Die Voraus­set­zung dafür ist, dass bei den Nutzern des Key-Organizers original Micro­soft Word (Microsoft Office-Paket) instal­liert ist. Mit OpenOffice u.a. funk­tio­niert es noch nicht.

Falls kein MS Word instal­liert ist, bleiben Vorlagen in HTML als Alter­native (als Standard im Pro­gramm enthal­ten). Siehe auch: Platzhalter.

Standardmäßig sind die HTML-Vorlagen einge­schal­tet, weil sie auch dann funktio­nie­ren, wenn kein Word vorhan­den ist. Wenn bei Ihnen MS Word instal­liert ist, empfeh­len wir auf Word-Vorlagen umzu­schal­ten.

Klicken Sie dazu im Key-Organizer im Haupt­menü auf: Bearbeiten > Druck­vorlagen bear­beiten. Hinter jedem Button finden Sie eine Auswahl "Word-Dokument als Vor­lage verwen­den". Sie kön­nen die jewei­lige Standard-Vorlage des Pro­gramms spei­chern, um sie indi­viduell bear­bei­ten zu kön­nen. Anschlie­ßend kön­nen Sie die bearbei­tete Datei im selben Fenster wieder auswäh­len.

Wir möchten Ihnen den Aufwand der Hand­eingabe Ihrer Daten gerne erspa­ren (oder zumin­dest redu­zieren) und haben unser Pro­gramm deshalb mit verschie­denen Import­funktio­nen ausge­stattet, insbe­son­dere für Excel-Listen, siehe Haupt­menü: Datei > Impor­tie­ren.

Auf der Download-Seite des Key-Organizers finden Sie zwei Muster­tabellen: eine Übergabe­liste und einen Schließ­plan.

Ein Schließplan enthält Informationen zu Türen, Schlössern und Schlüsseln (Kreuz­tabelle mit einer Schließ-Matrix). Den Schließ­plan einer jüngeren Schließ­anlage kön­nen Sie vom Anlagen­hersteller bezie­hen. Bitte fragen Sie nach einer Excel-Tabelle. Passen Sie die Spalten Ihrer Tabelle bitte zuvor so an, wie in dem Muster-Schließplan von unserer Down­load-Seite. Nutzen Sie dann im Key-Organizer die Funktion „Excel-Schließplan impor­tie­ren“.

Zum Einlesen einer Schlüsselübergabe-Liste siehe den näch­sten Absatz.

Viele Kunden haben bereits eine eigene Schlüssel­übergabe-Liste als Excel-Tabelle ge­pflegt, bevor sie den Key-Organizer erwor­ben haben. Eine geeig­nete Tabelle lässt sich mit­tels einer Import­funktion ins Pro­gramm ein­lesen, über das Haupt­menü: Datei > Importie­ren > Schlüssel­übergabe impor­tie­ren.

Schlüssel	Exem­plar Nr.	Schließ­anlage	Anz.	Empfänger	Abteilung	Nr.	ausgegeben	zurück	Bemerkung
101	5	Anlage1	1	Schmidt, Maria	Verwaltung	1044	02.11.2019
102	8	Anlage1	1	Schmidt, Maria	Verwaltung	1045	02.04.2020
GS1	3	Anlage1	1	Meier, Paul	Verwaltung	1046	05.07.2021	02.01.2022

In der Tabelle darf pro Zeile nur ein Schlüssel und eine Person ent­hal­ten sein. Wenn eine Person mehrere Schlüs­sel bekom­men hat oder ein Schlüs­sel an mehrere Perso­nen ausge­geben wurde, muss dafür je­weils eine eigene Zeile ange­legt sein.

Die Spalten „Schlüssel“, „Empfänger“ (Person) und „ausgegeben“ (Ausgabe­datum) sind zwingend erfor­der­lich! Falls Ihnen das Ausgabe­datum nicht be­kannt ist, müs­sen Sie ein fikti­ves Datum ein­set­zen, z.B. den 01.01.2020 (dies hat einen Wieder­erken­nungs­wert als fikti­ves Datum).

⇒ Die Tabelle muss nach dem Ausgabe­datum auf­stei­gend sortiert sein!

Die Spalte „Exemplarnummer“ kann entfal­len, wenn Sie für Ihre Schlüs­sel keine laufen­den Nummern verwen­den.
Die Spalte „Schließanlage“ kann entfal­len, wenn alle Schlüs­sel zur selben Schließ­anlage gehö­ren. Sie müs­sen die Schließ­anlage dann statt­des­sen im Import­fenster aus­wählen.
Die Spalte „Anzahl“ kann entfallen, wenn pro Zeile immer genau 1 Schlüssel über­ge­ben wurde.
Die Spalten „Abteilungen“ und „Nr.“ (Personal­nummer o.ä.) sind optional und kön­nen verwen­det wer­den, wenn durch die­sen Import neue Personen im Programm ange­legt wer­den und die Zusatz­infor­matio­nen einfach in die­sem Schritt schon mit­impor­tiert wer­den sol­len.

Wenn ein genannter Schlüssel oder eine Person noch nicht zuvor im Programm einge­geben wor­den war, wird durch den Import ein neuer Eintrag er­zeugt. Gibt es jedoch schon einen gleich­namigen Eintrag im Pro­gramm, wird die Übergabe auf die­sen vorhan­de­nen Eintrag ange­wen­det. Dazu muss beach­tet wer­den, dass die Schreib­weise des Namens im Pro­gramm und in der Tabelle iden­tisch sein muss, denn be­reits ein fehlen­der Binde­strich o.ä. genügt, dass der Import statt­des­sen einen neuen Eintrag er­zeugt und es dann ggf. zu unerwünsch­ten Doppel­einträgen kommt.

Vorab testen: Importieren Sie die Übergabe­tabelle nur ein einzi­ges Mal, denn sonst wer­den die Übergaben wieder­holt (mehrfach) ausge­führt. Der Import lässt sich nicht rück­gängig machen. Sie soll­ten den Import des­halb vorsichts­halber erst ein­mal auspro­bie­ren, in­dem Sie zuvor in den Sandkasten-Modus wechseln.

Laden Sie Ihre Tabelle in das Importfenster. Sie müs­sen die von Ihnen verwen­deten Spalten dort manuell aus­wäh­len. Wählen Sie auch das ange­zeigte Datums­format und die Ziel-Schließ­anlage aus.

Der Key-Organizer 2024 kann ohne Instal­la­tion ge­nutzt werden. Insbe­son­dere wenn Sie das Pro­gramm nur an einem PC ver­wen­den, ist keine Instal­la­tion nötig.

Wenn Sie das Programm im Netz­werk nutzen möch­ten, z.B. mit mehre­ren Nutzern gleich­zeitig, müssen Sie sich jedoch manuell einen ge­mein­sa­men Daten­ordner an­legen. Siehe dazu: Daten­ordner fest­legen.

Auch die .exe-Datei kann zentral ab­ge­legt werden. Dann ge­nügt auf den Benutzer-PCs eine Ver­knüp­fung darauf. Sie kön­nen aus dem Datei­namen der runter­gelade­nen .exe das Datum ent­fer­nen, damit die Ver­knüp­fun­gen auch für zukünf­tige Ver­sio­nen gül­tig bleiben.

Den tatsächlichen Speicherort können Sie im Programm ab­lesen, unter: Info > Info & Kontakt. Siehe dort „Pfad zum Daten­ordner“.
In älteren Programmversionen unter: Bearbeiten > Einstel­lungen > Dateien.

Die Speicherung der Eingabedaten erfolgt Datei-basiert auf Ihrer Fest­platte bzw. einem Ordner in Ihrem Netz­werk. Standardmäßig versucht der Key-Organizer (ab Version 2021) seine Daten-Dateien im APPDATA-Ordner des Benutzers zu speichern (Windows-Standard). In älteren Programm­versio­nen: im Unter­ordner „Data“ im Programm­ordner des Key-Organizers.

Alternativ kann man den Speicherort in der KeyOrganizer.ini Konfigu­rations­datei ab­lesen, in der Variable „DataPath“. Gibt es darin keinen sol­chen Eintrag, ist standard­mäßig der Unter­ordner „Data“ oder ein Ordner im APPDATA-Verzeich­nis ge­meint.

Wenn Sie die Daten sichern, kopieren oder ver­schie­ben wol­len, nehmen Sie immer den gesam­ten Data-Ordner, weil alle darin befind­lichen Dateien und Unter­ordner benö­tigt wer­den.

Vermeiden Sie das doppelte Vorkommen von Datenordnern (außer der Daten­siche­rung), denn mehrere Daten­bestände las­sen sich nicht nachträg­lich synchro­nisie­ren. Bei Verwen­dung durch mehrere Benutzer müs­sen Sie sicher­stel­len, dass alle Be­nutzer auf densel­ben zentra­len Daten­ordner zugrei­fen.

Falls Sie keine Information über den Speicher­ort haben, können Sie Ihre Lauf­werke nach der Datei „Data.ada“ durch­suchen. Ignorieren Sie gefun­dene Dateien mit nur 1 kb Größe, denn diese Dateien sind wahr­schein­lich leer. In der Regel ist die größte gefun­dene Datei die rich­tige. Nehmen Sie dann den gesam­ten Ordner.

Wenn Sie das Programm an mehrere Computern nutzen wol­len, müs­sen Sie einen zentra­len, gemein­samen Ordner fest­legen, worin die Daten-Dateien gespei­chert wer­den und auf den alle Benutzer des Pro­gramms Zugriff haben.

Wenn Sie mit vorhandenen Daten umziehen wollen, schauen Sie zu­erst, wo die Daten bisher gespei­chert sind, siehe oben „Wo werden die Eingabe­daten gespei­chert?“.

Erstellen Sie auf dem Server einen neuen, leeren Ordner, z.B. „Key-Organizer Daten“.

Erstellen Sie dort, wo die Programmdatei KeyOrganizer.exe liegt, eine Text­datei namens „KeyOrganizer.ini“. Hinterlegen Sie in der Datei die Pfad­angabe zum neuen Daten­ordner, in der Form:

DataPath=C:\Ordner\Data\
oder
DataPath=\\Server\Ordner\Data\
oder
DataPath=Data\  (als relativer Pfad für direkte Unterordner, relativ zur .ini-Datei)

Um vorhandene Datendateien in den neuen Ordner umzu­ziehen, kopieren Sie sämt­liche Dateien aus dem Ordner, inkl. Unter­ordner.

Schreibrechte: Die Benutzer des Pro­gramms benöti­gen Schreib­rechte für den neuen Daten­ordner. Die Berechti­gungen werden i.d.R. nicht mit­kopiert, so dass sie auf dem neuen Com­puter neu ge­setzt wer­den müs­sen. Neben dem einfa­chen Schreib­zugriff wer­den auch Rechte zum Löschen (für Temporär­dateien) be­nötigt, auch in Unter­ordnern. Deshalb empfeh­len wir den Vollzugriff zu setzen, inkl. Rechte-Vererbung auf Unter­ordner.

Stellen Sie sicher, dass der alte Daten­ordner nicht mehr verwen­det wird (die Dateien am besten ver­schie­ben), damit er nicht ver­sehent­lich weiter­verwen­det wird und es zu unter­schied­lichen Daten­bestän­den kommt, die nicht synchro­ni­siert wer­den kön­nen.

Prüfen Sie, ob eine regelmäßige Daten­siche­rung für den Daten­ordner einge­rich­tet ist.

Wie im vorherigen Absatz beschrie­ben: Die Speiche­rung der Eingabe­daten er­folgt Datei-basiert auf Ihrer Fest­platte bzw. einem Ordner in Ihrem Netz­werk.

Beach­ten Sie, dass bei einem Ausfall, Ihre Daten nicht aus einer externen „Cloud“ o.ä. wieder­herge­stellt wer­den kön­nen. Ihre IT-Abtei­lung muss sich um die Daten­siche­rung selber küm­mern.

Bitte vergewissern Sie sich, dass der Daten­ordner des Key-Organizers (siehe Absatz oben) in eine regel­mäßige Daten­siche­rung, z.B. durch Ihren Server, aufge­nom­men wurde.

Wenn bei Ihnen der Wechsel eines PCs ansteht und der Key-Organizer lokal instal­liert ist, kön­nen Sie einfach den vorhan­denen Programm­ordner des Key-Organizers kom­plett auf den neuen Com­puter kopie­ren. Erstellen Sie den Benutzern ein Verknüp­fungs-Icon auf die Start.exe oder alter­nativ auf die KeyOrganizer.exe.

Schauen Sie zuvor auf dem alten PC, wo die Daten gespei­chert sind, siehe oben „Wo werden die Eingabe­daten gespei­chert?“.

Falls sich die Daten-Dateien im Unter­ordner „Data“ des Programm­ordners befin­den (bei älte­ren Programm­versio­nen bis 2019), ist der Daten­ordner bereits mit­kopiert, wenn Sie den Programm­ordner kopie­ren. Dann siehe unten weiter bei: Schreibrechte.

Wenn sich die Daten-Dateien auf dem alten PC be­finden, muss der gesamte Daten­ordner auf den neuen Com­puter kopiert werden - oder besser auf einen Server. Tragen Sie danach auf dem neuen Com­puter den neuen Daten­pfad in die KeyOrganizer.ini Konfigu­rations­datei ein: DataPath=...

Schreibrechte: Die Benutzer des Pro­gramms benöti­gen Schreib­rechte für den neuen Daten­ordner. Die Berechti­gungen werden i.d.R. nicht mit­kopiert, so dass sie auf dem neuen Com­puter neu gesetzt wer­den müs­sen. Neben dem einfachen Schreib­zugriff wer­den auch Rechte zum Löschen (für Temporär­dateien) be­nötigt, auch in Unter­ordnern. Deshalb empfeh­len wir den Vollzugriff zu set­zen, inkl. Rechte-Vererbung auf Unter­ordner.

Stellen Sie sicher, dass der alte Daten­ordner auf dem alten PC nicht mehr verwen­det wird (am besten verschie­ben oder umbenen­nen), damit er nicht versehent­lich weiter­verwen­det wird und es zu unter­schied­lichen Daten­bestän­den kommt, die nicht synchro­ni­siert wer­den kön­nen.

Prüfen Sie, ob eine regelmäßige Datensiche­rung für den Daten­ordner einge­richtet ist.

Diese Fehlermeldung kann zwei Ursachen haben:
1.) Der Benutzer hat möglicherweise nicht die nötigen Windows-Benutzer­rechte, um im ange­zeig­ten Ordner eine Datei um­be­nen­nen zu dür­fen. Wir empfeh­len des­halb, allen Benutzern Voll­zugriff auf den Daten­ordner des Key-Organizers zu geben, inkl. Ver­erbung auf Unter­ordner.
2.) Für den Datenordner sind ↗Schattenkopien akti­viert.

Wenn sich das Problem nicht durch die Erweite­rung der Benutzer­rechte behe­ben lässt oder wenn Schatten­kopien akti­viert sind, können Sie die Speicher­methode des Key-Organizers um­stel­len, damit dieses Problem um­gan­gen wird. Klicken Sie dazu im Pro­gramm im Haupt­menü auf: Bearbeiten > Einstel­lungen > Sonstiges, und akti­vieren Sie „Speiche­rung ohne .bak-Datei“.

Da nun keine .bak-Datei mehr erzeugt wird, ist es umso wichti­ger, dass bei Ihnen eine Daten­siche­rung für den Daten­ordner ein­ge­rich­tet ist.